Postęp technologiczny widoczny jest niemal w każdej dziedzinie naszego życia i pozwala na optymalizację, a także zwiększenie wydajności różnych procesów. Ze względu na to, że jednym z nieodzownych elementów prowadzenia przedsiębiorstwa jest zajmowanie się również biurokratycznymi obowiązkami, takimi jak podpisywanie umów czy rozliczanie się z wykonawcami, powstają technologie, które mogą ułatwiać te pochłaniające sporo czasu kwestie. Z tego powodu epodpis stosowany jest już przez wiele firm. Jakie są jednak zalety wdrożenia e-podpisywania w swoim biznesie? Podpowiadamy.
E-podpis a wygodniejsze podpisywanie dokumentów
Funkcjonujące obecnie na rynku aplikacje, które umożliwiają elektroniczne podpisywanie dokumentów, skracają czas przetwarzania różnego rodzaju formalności. Wykorzystanie nowości technologicznej, jaką jest e-podpis wraz z aplikacją pozwala nam na szybkie i wygodne sfinalizowanie każdego procesu. To z kolei wpływa również na szybkość wdrażania decyzji. Bardzo często kiedy jeden dokument musi zostać podpisany przez kilka różnych osób i przeczytany przez pracowników zatrudnionych w różnych działach, jego ostateczna akceptacja przeciąga się do kilku godzin, a nawet kilku dni. Dzięki programowi do podpisu elektronicznego wdrażanie decyzji w firmie nawet wtedy kiedy wymaga ona akceptacji ze strony wielu intensariuszy, może zająć jedynie kilka minut.
E-podpisywanie a bezpieczeństwo dokumentów
Firmy, które zastanawiają się nad wdrożeniem e-podpisywania w swojej strukturze, często mają obawy dotyczące bezpieczeństwa takiej procedury. Warto jednak wiedzieć, że aplikacje do epodpisu zabezpieczają dokumenty na kilka różnych sposobów, dzięki czemu w odróżnieniu od umów papierowych są one dużo lepiej chronione. Pamiętajmy, że wysyłając papierowe druki, musimy liczyć się z dużo większym ryzykiem ich zniszczenia, a także sytuacją, w której dotrą w niepowołane ręce niż w przypadku stosowania e-dokumentów. E-podpisywanie wiąże się z najwyższym poziomem bezpieczeństwa z uwagi na fakt, iż w aplikacjach do podpisu stosowane są specjalne algorytmy szyfrujące treść dokumentów, dzięki czemu nie ma możliwości, by takie umowy lub faktury trafiły w niepowołane ręce.
Dlaczego warto zdecydować się na e-podpisywanie dokumentów przedsiębiorstwie?
E-podpisywanie dokumentów w przedsiębiorstwie ma wiele zalet. Zalicza się do nich nie tylko szybszą ścieżkę podejmowania decyzji, ale także większą produktywność ze względu na to, że aplikacja do epodpisu ma wbudowane szablony dokumentów. Niektóre funkcje możemy zautomatyzować, dzięki temu stosując często używane dokumenty, nie musimy za każdym razem tworzyć ich od nowa, lecz znaczną ich część możemy wygenerować praktycznie od ręki. To z kolei wiąże się również z oszczędnością pieniędzy. Tworzenie, drukowanie, skanowanie, a następnie podpisywanie, akceptowanie i uwierzytelnianie umów jest to kilkuetapowy proces, który dość długo trwa i niesie ze sobą koszta związane z opłatą za papier, prąd czy wysyłkę. Aplikacja do elektronicznego podpisu zredukuje te koszty do minimum, a dodatkowo pozwoli nam zaoszczędzić sporo miejsca, ponieważ nie będziemy musieli dysponować umowami i fakturami w wersji papierowej ze względu na to, że będą znajdowały się w specjalnej aplikacji.
—
Artykuł sponsorowany
zawsze to jakieś ułatwienie